知ってるようで実は知らない「事務職」の業務内容と種類

今まで多くのキャリアカウンセリングを行ってきて思うのですが、「みんな、事務職希望するな〜。ホント人気あるけど、仕事の内容は知らないのね…」ということがよくあります。確かに、「事務職」と言っても、具体的に何をやっているのかというと、ちょっと答えに困ってしまいますよね。ということで、今回は「みんな大好き事務職」について解説していこうと思います。

ただ、一概には言えないのですが、事務職の求人は新卒に集中しており、既卒・第二新卒市場になるとグッと減ってしまう傾向があります。なので、事務職をメインに就職活動をしてもいいのですが、「事務」という言葉に捕われずに幅広く仕事を見ていった方が良いのかなと思います。それでは、事務職の中身について解説していきます。

1.総務職

総務職
あなたが就職して、会社で一番初めにお世話になる部署です。入社手続きや社内IDカードの発行、入社式を仕切ったり、あなたの机や事務用品の手配などもしてくれます。営業がいないと会社が潰れるかもしれませんが、総務がいないと会社が回りません。これ結構ホントです。

総務部とは別に人事部、経理部がある企業も多いですが、事務・管理系の全てを「総務」でまとめている企業もあります。また、各部に総務・管理担当を置いている場合もあります。言葉は悪いですが、「会社の何でも屋さん」です。一昔前流行った「ショムニ」をイメージしてもらえると良いのかなと思います。

細かいデスクワークから備品運びまで、業務は多岐に渡ります。個人の裁量に任せられることも多いので、自分次第でいくらでも守備範囲は広がっていくでしょう。部の特色としては、社内全体に関わる業務なので、他部署との交流が頻繁です。顔が広くなり、部の枠を超えた企画で頼られるようになるかもしれません。

2.営業事務職

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総務系事務の次に多い職種がこの「営業事務」です。文字通り、外回りの多い営業職の社内でのフォローを任されます。フォローと言っても、「他社との連絡」「顧客からの問い合わせ対応」「商品の在庫管理」「業務の進捗管理」など、営業からの指示を待っているだけではなく、自分から仕事を探す場合がほとんどです。

一説には営業よりも忙しいことのある営業事務ですが、売り上げに直接関わる機会も多いので、顧客、担当営業からの感謝や信頼をストレートに感じることができます。縁の下の力持ち…いや、営業部の影の実力者を自認することも可能でしょう。

ただ、最近では企業の経費削減から営業本人に事務も任せる企業も見かけます。また、一人の営業事務に、複数の営業をフォローさせる企業も多く、やりがいは増えても、「できないことはできない」とはっきり伝えることのできる、自己管理力が求められていくでしょう。

3.人事職

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入社前に大いに関わり、入社後も季節ごとに話題にのぼる職種です。経営者が社員の進退すべてを決める企業もありますが、大抵の企業ではこの「人事職」に採用教育、そして解雇権限があります。

異動や退社の情報、給与やボーナスの中身、また住所、家族構成など、膨大な個人情報を管理するので、セキュリティ意識を常に高く持つことを求められます(要は「秘密はしゃべっちゃダメよ」ということですね)。

成果として数字が残るわけではないので、社内のステップアップが見えづらい部署ですが、年金や、医療保険など人事制度の最新知識などを得ることができるので、キャリアアップできる資格を取得する絶好のポジションともいえるでしょう。

4.経理職

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人事が社員のお金回りを調整しているとすれば、経理は会社のお金回りの調整です。日々の入出金、伝票整理や決算書から始まって、対外向けの財務諸表なども作成します。健全な経営を維持するための、会社の体質管理部門です。

机にかじりついて、電卓を打つ仕事ももちろん多いのですが、「経営者との打ち合わせ」「営業との交渉」「社外の税理士」「会計士とのやり取り」などもあり、意外とコミュニケーションスキルも求められる仕事です。

決算期を除けば、勤務時間がきちっと機能している場合が多いので、アフター5の充実を求める人には向いている環境かもしれません。人事と同じで、経理もスキルアップの資格が取りやすい部署です(少し表現は悪いのですが、「つぶしが効く」というやつです)。経理で何年か修行して、日商簿記資格も取得すれば転職が有利に運ぶかもしれません。

5.法務職

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まだ知名度は低い業務だと思いますが、とても重要なポジションです。企業は日々、他の企業、顧客、あるいはお役所と、たくさんの契約を取り交わします。この契約を統括管理するのが「法務」という仕事です。

契約書に不備がある際はもちろんのこと、満を持して発売した商品に対して、特許侵害などを訴えられた時には、企業は存続の危機に陥ります。企業を守るために、時には法律の解釈などの臨機応変な対応が求められることもあり、専門知識だけの固い頭の持ち主には向かない職務です。

昨今では企業の不祥事などが相次ぎ、コンプライアンス(法令遵守)が声高に叫ばれています。もともと法務は、総務や企画の一部門であることが多かったのですが、企業全体を守る必然性が上がり、独立して設置する企業も増えてきています。企業として承認されるべき書類を扱うため、社長、取締役などにも直結しており、今後ますます忙しく、重要になっていく部門です。

6.秘書

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おそらく知らない方はいない役割だと思いますが、実務のハードルはかなり高めです。社長、取締役、研究者など、重要な専門ポストについている人間の傍らで、「スケジュール管理」「書類作成」「社内外への連絡」「電話応対」「各種手配」などを行います。常識や細かい心遣いは常時必携。来客や、他社訪問に同行を求められることもあるので、高いビジネスマナーや、豊富な雑談力なども求められます。

やりがいは、高い地位についている相手からの感謝や、一緒に成功している心地になれること。また企業のトップシークレットなどを共有することもあるので、スリリングな立場に浸れるでしょう。

最後に

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どうでしたか?興味を惹かれた業務内容はありましたか?最後に、各業務におけるメリットデメリットをざっくりまとめてみましょう。メリット、デメリットと言っても、その人の価値観で変わるので、一概には言えませんが。参考までにご覧ください。

メリットデメリット
総務幅広い業務ができるいつ何が起こるかわからない
営業事務信頼と感謝の対象常に忙しい
人事社内情報最前線職場の話ができない
経理お金関係に強くなる繁忙期は帰れない
法務会社の中枢に入れるうっかりミスで被害甚大
秘書プライドが満たされる自分の時間を取るのが難しい

ただし、どんなポジションでも、「一般常識」「コミュニケーション能力」が求められます。裏を返せば、どんなに学歴や専門知識があっても、この2つがなければ仕事で成功することは難しいでしょう。

大抵の場合、配属は自分の思い通りにはいきません。例え希望通りの部に配属されても、異動、転勤は会社の常です。どんな業務もあなたの気持ちの持ちようで、天国にも地獄にもなりうることをどこかで覚えておいてくださいね。

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