就職活動で「お礼メール」送るポイントと書き方解説!

就職活動で一次面接から二次面接へと選考が進んでいくと、その面接に対してお礼をすべきかどうかは、悩むポイントなのではないでしょうか?

お礼メールを送ることでビジネスマナーを心得た人材であるとアピールできる側面もあります。

そこで、実際の事例を元に、具体的なお礼のメールを送る際のポイントや書き方などをご紹介していきたいと思います。

また、この記事は新卒や既卒などの就活生に向けて作られていますが、転職活動にも共通している部分がありますので、参考にしてみて下さい。

面接のお礼メールは選考の回数に応じて使い分ける

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まずは、どのタイミングでお礼を伝えるかというポイントについてです。

企業によって選考が二次、三次、四次など選考が重なるケースもあります。

四次選考まで面接があると仮定すると一次が終わった時点では、まだ採用される見込みが薄いということが分かります。

そのため、選考の長さによっては、初期段階でお礼のメールを送ると当然その後の選考でもお礼のメールを送らざるを得なくなります

しかし、面接する人数が少ない企業であれば、お礼のメールを送る事で、印象が良くなるケースもあるため、選考の回数に応じて使い分ける必要がありそうです。

会社の規模を見ながら

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次は会社の規模を踏まえて送るタイミングを見極めるという方法です。

例えば、1000名以上の大企業であれば応募者も多いですよね?

そこで、就活生一人ひとりがお礼のメールを送ったと考えて下さい。

これは印象が良くなるどころか、逆に担当者の業務を圧迫しかねませんよね?

そして、事業への理解が不足していると判断されてしまうケースもあるため注意が必要です。

それに対して、中小企業などの場合は一人ひとりを丁寧に見ている会社も多いのまた事実。

お礼メールはもらって嬉しいと感じる人も多いようです。

お礼メールを送る前に!事前準備をしよう

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選考が終わってメールを送ることを考えると、事前に準備する項目が何点かあります。

企業の宛先をアドレス帳に登録する

まず、企業の宛先をアドレス帳に登録しておきましょう。

その際に携帯電話からメールを送るのではなく、プロバイダーや、信頼性のあるメールアカウントを使うのが理想です。

アドレスも、個性を見られてしまうので、キラキラ系や、メッセージ性の強いアドレスは避けた方がベスト。

ビジネス用に、シンプルなアドレスを事前に準備しておくといいでしょう。

企業の設定によっては自分が登録した宛先がそのまま記載されてしまうケースもあります。

相手の見られることも踏まえて、正式名称と敬称をつけるのをお忘れなく。

メールには署名を付ける

ビジネスメールには署名というものがあります。

お礼メールにも同じように署名を入れることが好ましいです。

そこで、あなたの署名も形式的なものを作っておきましょう。

署名に記載する事項としては、氏名のフルネームはもちろんですが、大学名と学部、そして連絡先の携帯電話の番号やメールアドレスも記載しておくことをおすすめします。

メールの署名の囲み罫は、いろいろな種類がありますが、シンプルなものをチョイスするのがベスト。

こだわり過ぎた囲み枠や、個性を出しすぎるものは逆に印象を悪くする可能性もあるので注意が必要です。

署名の例

_____________
氏名 大学名 学部名 学年
携帯電話番号:○○○○
メールアドレス:○○○○
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

面接お礼メールの理想的な本文

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次は理想的な本文についてご紹介したいと思います。

メールの件名は、「採用面接のお礼」とし、自分の大学と学部名そして学年を記載しましょう。

メールの例文

件名:採用面接のお礼〈○○大学 ○○部 ○年〉

企業名 担当者様
→企業名は短縮の形ではなく、正式名称を。空白を開け、担当者様の所属と名称を記載します

○○大学○○学部の○○です。
→自分の所属とフルネームを名乗ります。

本日はお忙しい中、○○面接にて貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
今回のお話の中で、特に○○という点が印象的で、ますます貴社の社員として働きたいという気持ちが強くなりました。

末筆ながら、面接のお礼を申し上げるとともに、貴社のご発展をお祈り申し上げます。
→面接のお礼と、面接であなたが感じたことを文字として記載しましょう。

お礼メールが嫌いな人も

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お礼のメールを送る基本的なラインについてご紹介しましたが、中にはお礼メールが嫌いな担当者もいます。

友達の中でもメールをやりたがらない人や、SNSにも全く興味を示さない人もいるのではないでしょうか?

採用の募集要項や、説明会などで「お礼メールは送らないように」と全体に共有するケースもあります。

確認漏れや聞き漏れがないようにチェックしておきましょう。

OB・OG訪問で事前に確認

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企業の内部事情に詳しいのは頼もしいOBやOGの存在です。

検討している企業にOBやOGが在職していることを確認した上で、企業訪問した際にお礼メールについても確認しておくといいでしょう。

説明会でも共有しないレアな情報を得られるかも知れません

大事なのは採用担当者の好みや、特徴を把握しておくことです。

お礼メールの中にも個性を加える

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お礼メール用のひな形はたくさんあります。

しかし、ひな形を頼り過ぎそのまま引用していると、企業にもありありと伝わってしまいます。

ひな形を用いながらも「面接で学んだこと」「企業に対する意識がより増した」など、得たものや感じたものをプラスできると他のライバルと差別化を図れることにつながります

でもあまり意識し過ぎると逆にガチガチのメールになってしまうので、事前に何通か作っておいて、それを元にアレンジするなどしてみてはいかがでしょうか。

もちろん、一文の長さは長すぎると読み手にとってはストレスになってしまうので、一文は80~90文字を意識してみてください。

そして適度な改行を入れて、読みやすい文面を作るということが重要なポイントになってきます。

忘れてはいけないお礼メールを送る時間

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最後は見落としがちなメールを送る時間についてです。

研究や就活、卒論にアルバイトなど多忙な日々を過ごす人も多いはず。

空いた時間を使ってお礼のメールを作ると、どうしても送る時間が深夜になってしまうこともあるのではないでしょうか?

企業の中には、支給された携帯やスマホに会社のメールを同期させている人も多いです。

深夜や早朝に送ってしまうと担当者の携帯やスマホが鳴ってしまい迷惑をかけてしまうことも。

理想の時間は9時から18時の間

会社の業務時間内なためベストの時間帯です。

しかし、この時間内に送れないという場合は、

  • 朝は8時から9時
  • 夜は18時から20時

以上の時間に送るように心がけましょう。

配慮のなさが逆にあなたの印象を悪くさせてしまわないように、企業の業務時間の間に送るということを意識してみてください。

まとめ

いかがでしたか?

面接後のお礼メールは賛否両論があります。

しかし、大事なのは事前に準備をして送るべきかどうかをあなたの目できちんと見極めることです。

マナーに即しながらも個性を伝えられるメールを送れるように、アドレスや署名の見直しなどをしてみてはいかがでしょうか。

相手の立場に立って行動するマナーは、社会で働くうえできっとあなたのスキルにつながります。

お礼メールもそうですが、ノックの回数は何回が正解?といったように就職活動を始めると様々なことが気になってきますよね?

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