新入社員必見!日報の書き方

皆さん「日報」ってご存知でしょうか?恐らく知らない人はいないかな、と思うのですが、その日1日の業務内容を振り返る為に記入するものが日報です。学生の頃実習をやったことがある方は書いた経験があるのではないでしょうか?この日報は多くの企業で用いられており、特に新入社員は記入する機会が多いかと思います。今回はこの日報の書き方について、私が感じたことを交えながら書いていきたいと思います〜!

日報に記入する内容

報告書を眺める女性

先ほど「1日の業務内容を振り返る為に記入するもの」が日報だと言いましたが、具体的には以下のような内容を記入します。

業務内容

その日に「何を」「どのくらいの時間で」「どれだけ行なったのか」を記載します。新人のうちは時系列で書くようにしましょう。会社によっては形式があらかじめ決まっている場合がありますが、決まっていない場合は時系列で書いた方がその日1日何があったか分かりやすく、自分でも整理しやすいです。

所感(反省、振り返り)

業務を行うなかで「気付いたこと」「疑問点」「課題」に感じていることを書きます。ここで気を付けて欲しいのが「感想文」にならないことです。自分の「これから」に役立つ内容を書きます。

日報を書く上でのポイント

アイディアがひらめいた様子

数字や固有名詞を入れる

文章で長々と書くよりも、数字で表せるものは数値化した方が上司にもきちんと伝わりアドバイスもしやすくなります。一目見れば結果が分かるため、時間短縮にもつながります。

基本的に箇条書きをメインとし、だらだら書かない

日報を書くにあたり一番重要なのは「簡潔に見やすく」まとめること。「長く書いた方がいいのでは」と思うかもしれませんがそんなことはありません。あまりに長いと読む側も結局何が言いたいのかを理解するのに時間がかかってしまいます。日報は毎日のことですので、伝えることを一番意識して、読みやすい文章で簡潔にまとめることがよい日報を書くコツです。

日報を書いて私が気付いたこと

ペンを握って何かを書こうとする手

    • 自分がその日1日何をやっていたのかきちんと整理することが出来る

その日1日の業務を整理することが出来れば、その日出来たこと・出来なかったことが明確になり「次どうすればいか」に繋げることが出来ます。

    • 日報を書くと意識することで無駄な時間が生まれない

私はその日1日の日報に加えて次の日の予定も記入するようにしているのですが、これをすると当日になって「あれ、この時間何やるんだっけ……」というような無駄が生まれず、有効的に過ごすことが出来ます。

「え、こんなこと?」と思うかもしれませんが、日報を記入する前は「こんなこと」ですら私は出来ていなかったいなかったのです。いやはやお恥ずかしい。日報を記入することでそのことに気づくことが出来ました。

皆さんも日報の書き方をマスターし、いち早く仕事を覚えられるように頑張りましょうね!

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