第二新卒・既卒の就活箸休め

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入社して1ヶ月が経ちました。やっと仕事には慣れてきたのですが、タスク管理が最近の課題です。「あれやるの忘れた!」みたいなことが最近よく起こるので、どんな風にタスク管理をしようかと模索しているところです。ということで、今日はタスク管理の方法を紹介します!

1、やることをリストアップする

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まずやるべきことをリストアップします。頭の中であれもこれもやらなきゃと考えていると、忘れてしまいますよね。なので、紙でもパソコン上でも良いのでやるべきことをリストアップしましょう。この時のポイントは、タスクのリストアップは一箇所にまとめることです。ぱっと見て自分が抱えているタスクがどれだけあるのかわかりますし、色々なところにメモをしていたりすると忘れてしまう可能性もあります。コピー用紙の裏とかでもいいですし、簡単にひとつにまとめておきましょう。

2、優先順位をつける

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リストアップしたら次は優先順位です。仕事は任されたものから順々にやっていくのではなく、優先度の高いものからやっていくのがポイントです。そのためにはそれぞれの仕事の締め切りを意識することも大事ですね。リストアップしたタスクは、下記の4つに分類してみてください。

(1)重要かつ緊急
(2)重要ではないけど緊急
(3)重要だけど緊急ではない
(4)重要でも緊急でもない

それぞれのタスクの横に(1)〜(4)の該当する数字を振っていくと分かりやすいです。(1)〜(4)の優先順位で仕事をやっていきます。要は緊急なものからということですね。(1)や(2)はその日中に終わらせたいタスクです。(4)のような重要度も緊急度も低いタスクだと安心して、何日も手をつけずにいたなんてこともあるんので、意識的に時間を作るといいかもしれません。

3、所要時間の見積もり

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優先順位がつけられたら、次は所要時間の見積もりです。優先順位をつけてみると同じ優先度のタスクが複数でてくることがあると思います。そういう時に、やらなければいけないタスクがどのくらいで終わりそうか大まかに見積もることで、どのタスクから手をつけなければならないかがわかります。
例えば、優先度も締め切りも同じだけど、所要時間が1時間と3時間のものがあったら、後者の方が大変そうですよね。そういう時は3時間かかるものから始めた方が良いです。なぜなら3時間かかるということはそれだけ仕事が複雑ということなので、実際にやってみたら3時間以上かかってしまうこともあるかもしれません。なので、早めに手をつけておくのが安心です。このように、優先度が同じタスクは所要時間も考慮してどれから手をつけるか決めましょう。

おわりに

いかがでしたか?入社して間もない頃は仕事量も少ないので余裕だわ!とか思いがちです。しかし、できることが増えるにつれて任される仕事の量も増え、いつの間にかタスクに追われる日々になります。任される仕事が増えるということは成長していることです。うまくタスクを処理してどんどん成長していきましょう!

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この記事を書いた人

Yurika Yokoyama
Yurika Yokoyama

神奈川県出身。元第二新卒。青山学院大学卒業後はベンチャー企業に入社し、業務未経験ながらマーケティング部で働くも1年で退職。その後、就活に悩む方をサポートすべくUZUZに入社。現在は法人営業とキャリアカウンセリングを担当し、求職者のサポートを行っている。