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第二新卒の就活・転職に特化した就職サポート|第二新卒ナビ

どうもピーツです。前回に続き、事務所の移転に伴う内装業務の実務についてご説明いたします。
移転を検討されている会社の総務の方は是非ともご覧ください。また、未経験で事務職を志望されている方も是非読んでみてください。

前回のおさらい

【未経験者必見!事務職の仕事】事務所移転の手続きPart11~内装進捗の確認方法と注意事項~
前回、内装工事における工事進捗の要確認項目をあげて、2点目まで解説いたしました。
1 造作壁が完成したとき
2 フロアリング(床)が完成したとき
3 電気・通信工事を開始するとき
4 ライティングレールに変更した場合はライトを設置したとき
5 引渡しのとき
今回は3点目の電気・通信工事についてから解説したいと思います。

3 電気・通信工事を開始するとき

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電気・通信工事を開始する際は完成時点ではなく開始する前に確認しておくべきだと思います。前述の2点である壁の厚さとフロアリングの確認ポイントは完成しないとチェックできません。しかし、電気・通信工事は開始する前に再度業者と打ち合わせることで確実にミスを起こさないようにできるのです。その前に電気・通信工事では、電話線の配線、オフィス内の電気の配線、コンセントの設置やルーターの設置を行います。※電話を新規で契約するのであればこのタイミングで電話工事も行うと便利です。電話工事はNTTの場合2週間以上前(できれば一ヶ月前)に工事の予約をしないといけなく、業者が手配してくれない場合もあるので、早めに対応しておかなければなりません。
電話線の場所やコンセントの位置やルーターの設置場所に関しては、レイアウトを作成した時点で決めてはいますが、再度現地で具体的な場所を指示して業者にテープ等で印をつけてもらうといいです。私も業者との最終確認をしたおかげで、伝達ミスを発見して大失態を犯さずに済みました。内装業務にミスはつきものです。特に伝達ミスが起こる可能性は大いにあります。コミュニケーション量とチェック体制を整えてこのようなミスをいかに減らせるかは担当の事務スキルに大きく左右されます。電気・通信工事は事前のチェックが必須だと考えて問題ないと思います。また、終了時にも念のためチェックしてください。

4 ライティングレールに変更した場合はライトを設置したとき

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これはオフィスのライトを蛍光灯ではなく電球に変更した場合、ライティングレールの位置と部屋の明るさをチェックしてください。※ライティングレールは前項の電気工事の際に取り付け位置を業者に確認すると良いとおもいます。
調光機といって電球の明るさを調節する機械もあるので、ライトの明るさに不安がある場合は是非調光機を設置してください。弊社は調光機を使用しなかったのですが、多少暗い場所があったので、ライトを増設してもらいました。この様な微調整も完成時(引渡し時)に注文してしまうとコストもかかりますし、日程も大きくずれてしまう可能性があります。

5 引渡しのとき

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引渡しは非常に重要です。業者にこれで全て完成したことを承認してお金を払いますと言うことになってしまいます。電話のテストやインターネットのテスト、ドアの取り付け具合、床や壁に傷が無いか、前述した4点の確認項目を再度確認して、会社の他のメンバーや重要な意思決定権を持つ役員に確認してもらって問題のない事を確認します。これはかなり念入りにやったほうがいいのでかなり時間がかかってしまいます。例えば、床や壁に傷が無いかひとつひとつ確認していくのです。本当に骨の折れる作業です。私はこれに2時間ほど費やしました。ちょっと神経質なのかも知れませんが、総務担当としてはこれぐらい神経質なほうが良いのかもしれません。

さて、内装工事における工事進捗の要確認項目に関する説明は以上です。
次回は「引越し事前準備」についてご説明いたします。
それでは良い週末をお過ごしください。

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この記事を書いた人

Yoshiki Habara
経営企画
沖縄県出身、神戸育ち。元第二新卒。高校、大学で計2年間アメリカに留学し、会計学を学ぶ。新卒で入社した大企業をわずか3ヵ月で退職した後、紆余曲折ありUZUZに入社。入社後、幅広い管理業務を兼任し、現在は会計の知識を活かして経営企画業務に従事。