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第二新卒の就活・転職に特化した就職サポート|第二新卒ナビ

こんばんは。ピーツです。
昨日に引き続き、事務所移転の事前準備で重要なポイントとなる予算についてご説明いたします。

予算に関する注意点

以上、事務所移転の簡単な流れをご説明しました。流れを移転業務が始まる前に把握しておくと大変便利です。全ての流れを理解することも大切なのですが、移転の事前準備として一番大切なのが予算です。これは事務職のみで決められるものではないとお伝えしましたが、経営陣や経理担当はあくまで理想の数字を予算として設定してくるので気を付けなければいけません。最小限の予算を設定されてしまうと、業者から良い提案を受けて、その提案を受けた方が絶対に良いと分かっていても、予算に縛られてしまいます。なので、予算を設定する時は絶対に上限と下限の金額を設定してください。

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予算作成の手順

1. 全体予算を考える
2. 退去費用を見積もる
3. 全体予算から退去費用を差し引いて、移転に使用できる予算を算出する
4. 内装に使える予算を確定する
5. オフィス家具の予算を確定する
6. 移転の諸費用を見積もる
7. 全体予算が確定する

では、次回以降それぞれの業務と注意点について説明します。

1. 全体予算を考える

こちらは事務職の方がなかなか決める事ができない予算となります。現在の事業利益とか来期の予算から適切な予算を算出します。この時点では全体予算はある程度の枠組みを作る為なので、正確な数値を算出しようと思わない方が良いです。例えば、ざっくりと300~500万の間で検討するとか。

2. 退去費用を見積もる


退去に関わる費用としては、原状回復に必要な費用と契約事項の違反による違約金があげられます。原状回復は管理会社の指定業者を使用しなければいけないケースもありますが、こちらから直接内装業者に依頼する事も可能なケースもあります。シリーズ第五章で内装業者についてご説明しますが、その内装業者に退去の原状回復も一緒にお願いするとより安くなります。また、退去のタイミングによっては物件の契約を違反することもあります。例えば、1年や2年以内の退去です。1年以内の退去は違約金も高くなってしまうので、事前に確認しておくといいかと思います。契約によっては特約事項とかもあり、通常の物件契約にはない条項が追加されていることもあります。前回の契約を別の方が担当していた場合は特に注意してください。通常の引き継ぎでは忘れてしまいがちなので、契約書をじっくりと読み返してください。※管理会社が原状回復の内装業者を指定する際も契約書に記載しております。

3. 全体予算から退去費用を差し引いて、移転に使用できる予算を算出する

こちらは説明不要かもしれませんが、全体で決まっている予算から退去にかかる費用を引いて、残りの予算を把握します。あまり説明することがないので次に行きましょう。

4. 内装に使える予算を確定する

3で算出した予算を下に内装に使える予算を作成します。内装業者との打ち合わせをある程度進めないと明確な金額はわからないものですが、ざっくりとした予算を決めることは可能なので、上限と下限の金額を設定します。

5. オフィス家具の予算を確定する

オフィス家具の予算は購入するものをある程度明確にしなければ作成が難しいです。どのような備品がいくつ必要なのかリストにして、過去に購入したものであれば、過去の購入履歴から値段を調べます。また、新規の購入になると値段が製品のクオリティによって大きく変わってくるので、事前の下調べが必要になります。ある程度余裕を持った予算を作成するために、高めの製品で見積もると良いかと思います。

6. 移転の諸費用を見積もる


これは予算云々の話ではなく、絶対にかかってくる費用なので、引っ越し業者に金額を伺い数字を把握するだけで大丈夫です。

7. 全体予算が確定する

2と4~6の費用を足した金額と最初に決めた金額に大きな誤差がなければ予算は確定です。結構、時間のかかる作業ですが重要なことなので、ミスの内容進めていかなければいけません。

以上が予算についてのご説明となります。
では、次回は不動産の仲介業者を探す際のポイントについてご説明します。

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この記事を書いた人

Yoshiki Habara
経営企画
沖縄県出身、神戸育ち。元第二新卒。高校、大学で計2年間アメリカに留学し、会計学を学ぶ。新卒で入社した大企業をわずか3ヵ月で退職した後、紆余曲折ありUZUZに入社。入社後、幅広い管理業務を兼任し、現在は会計の知識を活かして経営企画業務に従事。