未経験者から事務職への就活成功談

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前回より未経験職種に挑戦しようと考えている既卒(就職浪人、就職留年、フリーター、ニート、職歴のない方すべて)や、第二新卒(就業経験3年未満程度)の方に向けて職種の解説を行うという企画がスタートしました。今回は前回の続きで、『未経験事務職【総務部門編】』についてご紹介します。前回の記事はこちら→【総務未経験者必見!】第二新卒・既卒のあなたは知ってる?事務系職種の仕事内容~総務部門編

総務部門の役割

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総務部門のざっくりとした業務内容は前回の記事でお伝えしましたが、総務部の会社における役割って何だと思いますか?ただ単に、事務作業を黙々とこなしたり、備品の発注を行っている部門だと思いますか?半分正解で半分間違いです。事務職は女性のイメージが強いですが、総務部って年配の男性が多いですよね。

総務部で単純な事務作業を行っている方もいらっしゃいますが、それだけでは総務部とは呼べません。総務部とは「会社の業務を総べる」という意味なのです。会社の機能を統括するという役割があるのです。前回ご紹介した株主総会もそうですが、会社全体に関わる業務を管理している。これが総務部門なのです。

また、会社規模が大きくなればなるほど総務部門の会社での役割は大きくなっていきます。会社の規模が拡大すると、総務部も多種多様な部門へ枝分かれしていきます。法務・広報・経理・財務等の部門。また、総務部の本来の業務である、資材の購買や施設の管理を行う部門も総務部から独立していることもあります。

逆に、大手企業でも人事部が独立せずに、総務人事部として総務部門が採用や労務管理を行っている事もありますが、一般的に会社が大きくなると部門間の繋がりが薄くなり、会社の方針が浸透しにくくなるのです。ここで重要な役割を果たすのが総務部の経営補佐機能になります。総務部は経営者の考えや会社の文化風習を会社に浸透させるという役割を持っており、総務部の部長は常にこの視点を持ち、会社の全部門をつなげるのです。

また、現場の声を経営陣に伝えるのも総務部の役割なのです。社会人の方がよく「稟議が……」と言っていますよね。稟議とはご存じのとおり、会議を開催する手数を省くため、係の者が案を作成して関係者に回し、承認を求めることで、この稟議の具体的な方針を固めるのが総務部だったりするのです。色々な立場の方から挙げられる意見をくみ取って、その意見を取りまとめる。まさに社内営業です。

ただ、部門の中に留まっていては誰も情報を与えてくれません。自ら現場に出向いて話を聞いたり、社内の飲み会に積極的に参加することで情報を集めるのです。社内営業とも呼ばれるこの活動こそ、総務部門の醍醐味です。

総務職は事務作業を行うだけではない!

どうですか?少し、総務部門に対するイメージが変わりました?事務職といえど事務作業だけやるわけではないのです。事務職をめざしている方は、その会社で実際にどのようなことをするのか理解してください。この時代に事務作業だけして正社員として雇用されるポジションなんて本当に珍しいのです。勿論、入社して間もない頃は事務作業ばかりかもしれませんが、人の出入りの多い大企業やベンチャーではキャリアアップしなければ、自身の後輩に仕事を奪われてしまいます。

では次回は、会社が求める総務部の人物像についてお伝えできればと思います。次回の記事はこちらから→【総務未経験者必見!】第二新卒・既卒のあなたは知ってる?事務系職種の仕事内容~総務部門編その3~

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この記事を書いた人

Yoshiki Habara
経営企画
沖縄県出身、神戸育ち。元第二新卒。高校、大学で計2年間アメリカに留学し、会計学を学ぶ。新卒で入社した大企業をわずか3ヵ月で退職した後、紆余曲折ありUZUZに入社。入社後、幅広い管理業務を兼任し、現在は会計の知識を活かして経営企画業務に従事。